オリジナルデザイン

社会人になって、まず電話応対が苦手という人が多いのではないでしょうか。
電話は、お互いの顔が見えないので、不安が増し、言葉にも注意しなければいけません。
最初に、気を付けるのは声のトーンです。
いつもより意識してワントーン高めの声で、明るく、元気に、早口にならないよう電話に出ましょう。

次に
３コール以内に出るのが基本です。
間に合わなかった時は「お待たせいたしました。」
と言ってから通常の受け答えをすると丁寧な印象になります。

次に
電話機の側に常にメモ用紙とペンを準備し、必ずメモを取りながら、お相手のご用件を聞きましょう。
ポイントは、お相手の「社名」「氏名」「用件」を確認し、メモを取り、必ず復唱する。

時には、クレームをお受けすることもあるでしょう。
できれば受けたくないと思うものですが、クレームを電話してくださるお客さまは実はありがたい存在です。
自社の弱点を指摘してくださるのですから。「クレームは宝」です。
きちんと解決できれば、お客さまは自社のさらにファンになってくれます。

最後に
電話は、かけた方から切るのがマナーです。
電話を受けた場合は、お相手が切ったのを確認してから、受話器をそっと置きましょう。
自分が電話を切る場合は、受話器を置くのではなく、フックを指で押す事をオススメします。

重要な単語を書きとめて、電話を切った後に、まとめ直しても良いでしょう。

ちなみに弊社は社内メモを自分好みに作り、活用しています。

シンプルですが、使い勝手が良いです。
オリジナルデザインの印刷物を作りたい方、是非ご相談下さい。



追伸…

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